Un administrator al unei firme este persoana care are rolul de a conduce și reprezenta legal societatea, având responsabilitatea de a lua decizii strategice și de a se ocupa de managementul zilnic al afacerii. În funcție de tipul de firmă, atribuțiile și responsabilitățile administratorului pot varia, dar în general, administratorul are roluri esențiale în conducerea firmei.
1. Cine poate fi fi numit administrator
În orice firmă, administratorul este persoana care se ocupă de conducerea activității de zi cu zi și de reprezentarea firmei în fața autorităților sau a partenerilor de afaceri. Legea permite ca acest rol să fie preluat de mai multe tipuri de persoane, în funcție de structura firmei și de deciziile luate de asociați sau acționari.
1. Persoane fizice
Administratorul poate fi orice persoană fizică, cu condiția să aibă capacitate deplină de exercițiu (să fie major și să nu fie interzis prin lege de la ocuparea acestei funcții). Nu este obligatoriu ca administratorul să fie și asociat în firmă. Numirea lui se face de regulă prin actul constitutiv sau prin hotărârea adunării generale a asociaților.
2. Asociați sau acționari
În practică, este foarte frecvent ca administratorul să fie chiar unul dintre fondatori — un asociat (în cazul unui SRL) sau un acționar (în cazul unui SA). Alegerea unui administrator din rândul asociaților are avantajul unei implicări directe și al unei mai bune cunoașteri a afacerii.
3. Persoane externe
Legea permite și numirea unui administrator din afara firmei. Acesta poate fi o persoană fizică fără nicio participație în firmă, desemnată pentru a conduce activitatea zilnică sau pentru a aduce expertiză în management. Este o opțiune frecventă în firmele care doresc o conducere profesionistă, separată de partea de proprietate.
2. Condiții și cerințe pentru a fi administrator:
Legea permite și numirea unui administrator din afara firmei. Acesta poate fi o persoană fizică fără nicio participație în firmă, desemnată pentru a conduce activitatea zilnică sau pentru a aduce expertiză în management. Este o opțiune frecventă în firmele care doresc o conducere profesionistă, separată de partea de proprietate.
- Vârsta minimă
Administratorul trebuie să aibă cel puțin 18 ani, adică să fie major.
- Capacitate juridică:
Administratorul trebuie să aibă capacitatea deplină de exercițiu, adică să nu fie interzis de lege (de exemplu, să nu fie pus sub tutelă sau sub incidența unei măsuri de interdicție).
- Fără condamnări penale:
De obicei, administratorii nu trebuie să fi fost condamnați pentru infracțiuni economice sau financiare (fraudă, spălare de bani, delapidare etc.). O condamnare poate duce la pierderea calității de administrator sau poate împiedica o persoană să fie numită administrator.
- Cunoștințe de management și finanțe (recomandat):
Deși nu este o cerință legală, administratorul ar trebui să aibă cel puțin cunoștințe de bază în domeniul managementului, contabilității și legislației comerciale, pentru a lua decizii informate în interesul firmei.
3. Tipuri de administratori, în funcție de structura firmei:
Nerespectarea cerințelor legale privind afișajul poate duce la amenzi sau, în unele cazuri, chiar la suspendarea activității. Controalele pot veni oricând, iar lipsa unui singur document afișat corespunzător poate fi motiv de sancțiune.
4. De ce este important să respecți aceste reguli
- Administrator unic
În firmele mici, mai ales în cazul SRL-urilor cu un singur asociat sau cu o structură simplă, poate fi numit un singur administrator. Acesta are responsabilitatea completă asupra conducerii firmei și poate lua decizii în numele acesteia.
- Consiliu de administrație:
Firmele mai mari, cum sunt societățile pe acțiuni (SA), pot fi conduse de un consiliu de administrație. Acesta este format din mai mulți administratori, desemnați de adunarea generală a acționarilor. Ei își împart atribuțiile și colaborează în luarea deciziilor strategice.
- Administrator delegat:
Un administrator desemnat de asociați poate, la rândul său, să delege anumite atribuții unei alte persoane, numită administrator delegat. Acesta gestionează activitatea curentă a firmei, în timp ce deciziile importante rămân în sarcina administratorului principal sau a asociaților.
- Administrator executiv și non-executiv:
- Administratorul executiv este implicat direct în gestionarea zilnică a firmei. Se ocupă de operațiuni, angajări, contracte și decizii operative.
- Administratorul non-executiv nu participă la conducerea zilnică, dar are un rol de supraveghere și consiliere. El contribuie la direcțiile strategice și la controlul intern al firmei.
5. Responsabilitățile unui administrator:
- Gestionarea activității firmei: Administratorul este responsabil pentru luarea deciziilor legate de operarea zilnică a afacerii.
- Reprezentarea legală a firmei: Administratorul reprezintă firma în fața terților și al autorităților, semnând contracte și angajamente.
- Respectarea legislației: Administratorul are obligația de a respecta legea în toate aspectele activității firmei, inclusiv în domeniul fiscal, muncii și protecția datelor.
- Răspunderea pentru pierderi sau daune: În cazul în care administratorul nu respectă obligațiile legale și provoacă daune firmei sau terților, acesta poate fi tras la răspundere.
Concluzie
În concluzie, administratorul unei firme poate fi o persoană fizică, fie asociat, acționar sau o persoană externă, care îndeplinește condițiile legale de vârstă, capacitate și integritate. De asemenea, administratorul are un rol important în gestionarea afacerii și în respectarea reglementărilor legale, iar în anumite firme poate exista un consiliu de administrație sau un administrator delegat pentru a împărți responsabilitățile.
