Protecția datelor cu caracter personal este o preocupare majoră pentru toate afacerile, indiferent de dimensiunea lor. Regulamentele legale și normele de protecție a datelor personale sunt stricte și se aplică indiferent de domeniul de activitate. În acest articol, vom explora ce trebuie să știe orice antreprenor despre protecția datelor personale pentru a respecta legislația în vigoare și a proteja atât datele clienților, cât și integritatea afacerii tale.
1. Ce este protecția datelor cu caracter personal?
Datele cu caracter personal sunt informațiile care pot identifica o persoană fizică, direct sau indirect. Acestea includ numele, adresa, datele de contact, dar și informații mai sensibile, cum ar fi datele financiare, starea de sănătate, opiniile politice sau orientarea sexuală. Protecția acestor date se referă la măsurile luate pentru a asigura că aceste informații sunt prelucrate într-un mod legal, echitabil și transparent, iar drepturile persoanelor vizate sunt respectate.
2. Legislația aplicabilă
În Uniunea Europeană, protecția datelor personale este reglementată de Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR), care a intrat în vigoare în din 2016. GDPR reglementează modul în care datele personale ale cetățenilor europeni trebuie să fie colectate, stocate, procesate și protejate. În România, această reglementare este completată de Legea nr. 190/2018 privind măsurile de punere în aplicare a GDPR. Dacă afacerea ta procesează date cu caracter personal ale clienților, angajaților sau altor persoane, trebuie să respecți cerințele GDPR și să implementezi măsuri pentru a proteja aceste informații.
3. Principalele obligații ale afacerii tale
Ca antreprenor, ai mai multe obligații legale pentru a asigura protecția datelor personale. Iată ce trebuie să faci:a. Obținerea consimțământului Înainte de a colecta orice fel de date personale, trebuie să obții consimțământul explicit al persoanei vizate. Acesta trebuie să fie acordat într-un mod clar și informat, iar persoanele trebuie să fie informate despre scopul pentru care vor fi utilizate datele lor.b. Respectarea principiilor GDPR GDPR impune respectarea unor principii esențiale în procesarea datelor personale. Acestea includ: • Legalitate, transparență și echitate: Datele trebuie procesate într-un mod legal și transparent. • Limitarea scopului: Datele trebuie colectate doar pentru scopuri legitime, clare și specifice. • Minimizarea datelor: Colectează doar datele necesare pentru scopul propus. • Exactitatea: Datele trebuie să fie exacte și actualizate. • Stocarea limitată: Datele nu trebuie păstrate mai mult decât este necesar. • Integritate și confidențialitate: Datele trebuie protejate împotriva accesului neautorizat sau ilegal și împotriva pierderii, distrugerii sau deteriorării.c. Drepturile persoanelor vizate Persoanele ale căror date sunt procesate au anumite drepturi, pe care trebuie să le respecți. Printre acestea se numără: • Dreptul de acces: Persoanele au dreptul de a solicita accesul la datele lor personale. • Dreptul la rectificare: Dacă datele sunt inexacte, persoanele pot solicita corectarea acestora. • Dreptul la ștergere: Persoanele pot solicita ștergerea datelor lor în anumite circumstanțe (de exemplu, dacă nu mai sunt necesare pentru scopul pentru care au fost colectate). • Dreptul la restricționarea prelucrării: În anumite condiții, persoanele pot solicita restricționarea modului în care sunt procesate datele lor. • Dreptul la portabilitatea datelor: Persoanele pot solicita transferul datelor lor către o altă organizație. • Dreptul la opoziție: Persoanele pot obiecta la prelucrarea datelor lor în anumite situații.d. Securitatea datelor Trebuie să implementezi măsuri de securitate pentru a proteja datele personale de riscuri precum pierderea, accesul neautorizat, distrugerea sau modificarea acestora. Aceste măsuri includ criptarea, protecția fizică a serverelor, autentificarea utilizatorilor și controale de acces riguroase.e. Notificarea breșelor de securitate În cazul în care se întâmplă o breșă de securitate (de exemplu, în cazul unui atac cibernetic), trebuie să notifici autoritatea competentă (în România, Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal) în termen de 72 de ore de la descoperirea incidentului. De asemenea, trebuie să informezi persoanele afectate dacă breșa de securitate reprezintă un risc pentru drepturile și libertățile lor.
4. Cum să te asiguri că afacerea ta respectă GDPR
Implementarea corectă a măsurilor de protecție a datelor personale necesită un plan bine pus la punct. Iată câțiva pași esențiali pentru a te asigura că afacerea ta respectă reglementările GDPR:
a. Realizează un audit al datelor
Începe prin a analiza ce tipuri de date personale colectezi, cum le procesezi și unde le stochezi. Asigură-te că ai o bază legală pentru fiecare procesare de date.
b. Elaborează politici și proceduri de protecție a datelor
Dezvoltă politici interne clare pentru protecția datelor personale. Acestea trebuie să includă proceduri pentru colectarea, stocarea, procesarea și distrugerea datelor, dar și pentru gestionarea cererilor venite din partea persoanelor vizate.
c. Educă-ți angajații
Este esențial ca toți angajații tăi să fie conștienți de importanța protecției datelor personale și să știe cum să respecte normele GDPR. Oferă traininguri periodice și actualizează-le informațiile privind protecția datelor.
d. Obține consimțământul corect
Asigură-te că obții consimțământul explicit și informat al persoanelor înainte de a le colecta datele personale. În cazul în care ai deja date colectate, verifică dacă ai consimțământul corespunzător.
e. Folosește instrumente de securitate a datelor
Investirea în soluții software care să protejeze datele și să prevină breșele de securitate este un pas crucial. Alege platforme care respectă normele GDPR și care asigură protecția adecvată a datelor tale.
5. Sancțiuni pentru nerespectarea GDPR
Nerespectarea reglementărilor GDPR poate duce la sancțiuni financiare considerabile. Acestea pot varia în funcție de gravitatea încălcării, iar amenzile pot ajunge până la 4% din cifra de afaceri anuală globală a unei companii sau 20 milioane de euro, oricare dintre acestea este mai mare. De asemenea, nerespectarea drepturilor persoanelor vizate poate afecta reputația afacerii tale.
Concluzie
Protecția datelor cu caracter personal este un aspect esențial pentru orice afacere care interacționează cu clienți sau angajați. Respectarea reglementărilor GDPR nu doar că protejează drepturile persoanelor vizate, dar și contribuie la crearea unei relații de încredere cu clienții și la protejarea reputației tale. Asigură-te că implementezi măsuri de securitate adecvate și că rămâi la curent cu reglementările legale pentru a evita eventualele sancțiuni. Dacă ai nevoie de asistență suplimentară pentru a înțelege mai bine legislația privind protecția datelor, echipa START EXPERT MIND este disponibilă să te sprijine în acest proces.
